Compliance und Betriebsvereinbarung Whistleblowing (Das Hinweisgeberschutzgesetz)
Die Themen Compliance und Betriebsvereinbarung Whistleblowing sind rechtlich komplex und gleichzeitig von hoher Bedeutung. Die Hinweisgeberschutz-Richtlinie löst nun bei vielen Unternehmern Fragen aus. (siehe auch unter Aktuelles „Die wichtigsten News zum Hinweisgeberschutzgesetz“)
Betrifft mich die Betriebsvereinbarung Whistleblowing? Welche Fristen gelten? Woher bekomme ich ein Hinweisgebersystem? Was muss beachtet werden und wie setze ich es in die Praxis um?
Das Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG) ist die deutsche Umsetzung der Betriebsvereinbarung Whistleblowing, die EU-weit einen einheitlichen Schutz für Hinweisgeber festlegen will. Das Gesetz regelt den Schutz natürlicher Personen, die im Rahmen ihrer beruflichen Tätigkeit Informationen über Verstöße erlangt haben und diese an interne oder externe Meldestellen weitergeben (hinweisgebende Personen). Das Hinweisgeberschutzgesetz verbietet Repressalien und Vergeltungsmaßnahmen gegenüber Whistleblowern.
Das Hinweisgeberschutzgesetz legt zwei gleichwertige Meldekanäle für Whistleblower fest:
- Ein interner Meldekanal im Unternehmen oder in der Organisation, wie z. B. ein elektronisches Hinweisgebersystem sowie Ansprechpartner*innen aus der Compliance-Abteilung oder eine Ombudsperson.
- Ein externer Meldekanal, angesiedelt beim Bundesdatenschutzbeauftragten. Bei Verstößen gegen Buchführungsregeln, Aktionärsrechte u. Ä. soll die Bundesanstalt für Finanzdienstleistungsaufsicht (BaFin) die externe Meldestelle werden.
EU-Richtlinie macht Betriebsvereinbarung Whistleblowing zur Pflicht
Hinweisgeber haben ein Wahlrecht – sie können frei entscheiden, ob sie interne Meldungen oder Hinweise über die externe Meldestelle abgeben möchten.
Das Hinweisgeberschutzgesetz (§ 7 HinSchG) empfiehlt ausdrücklich, Anreize zu schaffen, damit Whistleblower vorzugsweise auf interne Meldesysteme zurückgreifen und sich nicht an Behörden oder die Öffentlichkeit wenden!
Nur über ein sicheres und vertrauliches digitales Hinweisgebersystem werden Missstände, Fehlverhalten und Verstöße gegen geltende Gesetze auch durch Mitarbeiter an den Arbeitgeber gemeldet. Wird ein Fall bereits intern verantwortungsvoll bearbeitet, können dem Unternehmen Nachteile wie Glaubwürdigkeitsverlust in der Öffentlichkeit erspart bleiben.
Die Anforderungen an ein Whistleblowing-System gehen über die bloße Einrichtung einer Telefon-Hotline oder E-Mail-Adresse hinaus. Es muss ein Workflow implementiert werden, der eine vertrauliche Kommunikation effizient und revisionssicher zum Schutz der Anonymität von Hinweisgebern, Mitarbeitern, Unternehmen und betroffenen Personen gewährleistet. Ein professionelles System, das Mitarbeitende einfach nutzen können, hat für Unternehmen enormen Wert.
Schützen Sie Ihr Unternehmen und Ihre Mitarbeiter mit der besten Lösung
Gemeinsam mit unserem Partner Whistleblowersoftware.com bieten wir eine datenschutzkonforme und benutzerfreundliche Komplettlösung, die alle datenschutzrechtlichen Belange vollumfänglich erfüllt.
Wir bieten Ihnen unsere Leistungen in folgenden zwei Varianten:
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- Mehrsprachig (Deutsch, Englisch, Französisch, Spanisch u. a.)
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Software-Lösung und Betreuung Ihrer Mitarbeiter als Ombudsmann
Neben Einrichtung und Konfiguration des internen Meldesystems übernehmen wir auf Wunsch die Betreuung Ihrer Mitarbeiter als externer Ombudsmann.
Unsere Aufgaben als Ombudsmann:- Vertrauliche Aufnahme von Hinweisen und Verdachtsfällen
- Schutz der Identität der Hinweisgeber
- Unabhängige Bewertung von Streitfällen
- Einhaltung der DSGVO und des BDSG
- Berichterstattung an Compliance-Beauftragte
- Feedback an Hinweisgeber
Weitere Features der Whistleblower-Software
Whistleblower-Transparenz
Die Meldung eines Problems am Arbeitsplatz kann eine große Herausforderung sein. Unsere Lösung begleitet bei jedem Schritt und sorgt für einen transparenten und sicheren Prozess.
DSGVO-konform & maximale IT-Sicherheit
Die Software ist ISAE 3000-zertifiziert und nutzt ISO 27001-zertifiziertes Hosting in Deutschland. Sie erfüllt die Anforderungen der GDPR und setzt auf Privacy by Design.
Vertrauliches & anonymes Reporting
Wählen Sie, ob der Whistleblower anonym, vertraulich oder beides melden kann.
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Melde-Verfahren
- Anonyme und vertrauliche Berichterstattung
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- Mehrsprachige Oberfläche
- Sprachunterstützung & Datei-Upload
- Einfache Bedienung – keine Schulung nötig
- Transparente Empfängeranzeige
- Ende-zu-Ende-verschlüsselte Kommunikation
Fallmanagement
- Übersichtliche Fallverwaltung
- Automatische Delegation
- Detaillierte Reports & Statistiken
- Zugriffs- & Berechtigungskontrollen
- Unbegrenzte Benutzer, Fälle & Uploads
- Mehrere Reporting-Kanäle (intern/extern)
- E-Mail- & SMS-Benachrichtigungen
- Sichere Kommunikation per digitalem Briefkasten
- Zwei-Faktor-Authentifizierung
Können wir Sie bei der Einrichtung eines Hinweisgebersystems unterstützen?
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