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Die Themen Compliance und Betriebsvereinbarung Whistleblowing sind rechtlich komplex und gleichzeitig von hoher Bedeutung. Die Hinweisgeberschutz-Richtlinie löst nun bei vielen Unternehmern Fragen aus. (siehe auch unter Aktuelles „Die wichtigsten News zum Hinweisgeberschutzgesetz“)
Das Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG) ist die deutsche Umsetzung der Betriebsvereinbarung Whistleblowing, die EU-weit einen einheitlichen Schutz für Hinweisgeber festlegen will. Das Gesetz regelt den Schutz natürlicher Personen, die im Rahmen ihrer beruflichen Tätigkeit Informationen über Verstöße erlangt haben und diese an die internen oder externen Meldestellen weitergeben (hinweisgebende Personen). Das Hinweisgeberschutzgesetz verbietet Repressalien und Vergeltungsmaßnahmen gegenüber Whistleblowern.
Hinweisgeber haben ein Wahlrecht, d. h. in der Betriebsvereinbarung Whistleblowing können Whistleblower können frei entscheiden, ob sie interne Meldungen oder Hinweise über die externe Meldestelle abgeben möchten.
Nur über ein sicheres und vertrauliches digitales Hinweisgebersystem für Whistleblower werden Missstände, Fehlverhalten und Verstöße gegen geltende Gesetze auch durch Mitarbeiter an den Arbeitgeber gemeldet. Wird ein Fall bereits intern verantwortungsvoll bearbeitet, können dem Unternehmen Nachteile wie Glaubwürdigkeitsverlust in Bezug auf die Öffentlichkeit erspart bleiben.
Die Anforderungen an ein Whistleblowing System gehen allerdings über die bloße Einrichtung einer Telefon-Hotline oder E-Mail-Adresse zur Meldung von Fehlverhalten und Verstößen über den Hinweisgeber hinaus. Stattdessen muss ein Workflow implementiert werden, der eine vertrauliche Kommunikation effizient und revisionssicher zum Schutz der Anonymität von Hinweisgeber, Mitarbeiter, Unternehmen und der belasteten Personen gewährleistet. Ein professionelles System zu haben, von dem der Unternehmer weiß, dass seine Mitarbeiter es ohne Probleme nutzen können, hat einen enormen Wert.
Gemeinsam mit unserem Partner Whistleblowersoftware.com bieten wir eine datenschutzkonforme und benutzerfreundliche Komplettlösung, die auch alle datenschutzrechtlichen Belange vollumfänglich erfüllt.
Inhalt: Einrichtung und Konfiguration des internen Meldesystems mit der Whistleblower-Software. Eines der führenden Hinweisgebersysteme in Europa.
Die beste Lösung für Ihr Unternehmen:
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Betreuung Ihrer Mitarbeiter als sog. Ombudsmann. Der externe Ombudsmann ist zunächst der erste Ansprechpartner des Whistleblowers. Möchte der Hinweisgeber keinen direkten Kontakt zum Unternehmen, so bleibt der Ombudsmann der einzige direkte Kontakt. Dazu sichert der Ombudsmann dem Hinweisgeber zu, dass dessen Anonymität gegenüber dem Unternehmen gewahrt bleibt.
Die Aufgaben als Ombudsmann:
Die Meldung eines Problems am Arbeitsplatz kann für Mitarbeiter eine große Herausforderung sein. Deshalb wurde ein Weg entwickelt, der allen ein sicheres Gefühl für den Prozess gibt. Die Lösung begleitet bei jedem Schritt und stellt sicher, dass jeder Fall transparent behandelt wird.
Auf organisatorischer Ebene ist Whistleblower Software ISAE 3000-zertifiziert. Zum Einsatz kommen ISO 27001-zertifizierte Hosting-Lieferanten und die internen Prozesse und Produktfunktionen sind so aufgebaut, dass sie den Whistleblower-Gesetzen und GDPR entsprechen. Höchste Sicherheits- und Datenschutzstandards sind selbstverständlich. Das System wurde nach den Prinzipien von “Privacy By Design” aufgebaut.
Wählen Sie, ob der Whistleblower anonym, vertraulich oder beides melden können soll.
Wir von Whistleblower Software wollen Ihrem Unternehmen keine unnötigen Grenzen auferlegen. Wir sind großartig darin, skalierbare Systeme zu bauen, und davon sollen Sie profitieren. Um es Ihren Mitarbeitern leicht zu machen, unterstützt unser System auch viele Sprachkanäle.
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lars@ebertz-datenschutz.de
