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Compliance und Whistleblower-Schutz (Das Hinweisgeberschutzgesetz)

Die Themen Compliance und Whistleblower-Schutz sind rechtlich komplex und gleichzeitig von hoher Bedeutung. Die Hinweisgeberschutz-Richtlinie löst nun bei vielen Unternehmern Fragen aus. (siehe auch unter Aktuelles „Die wichtigsten News zum Hinweisgeberschutzgesetz“)

Betrifft mich die EU-Richtlinie? Welche Fristen gelten? Woher bekomme ich ein Hinweisgebersystem? Was muss beachtet werden und wie setze ich es in die Praxis um?

Das Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG) ist die deutsche Umsetzung der EU-Whistleblower-Richtlinie, die EU-weit einen einheitlichen Schutz für Hinweisgeber festlegen will. Das Gesetz regelt den Schutz natürlicher Personen, die im Rahmen ihrer beruflichen Tätigkeit Informationen über Verstöße erlangt haben und diese an die internen oder externen Meldestellen weitergeben (hinweisgebende Personen). Das Hinweisgeberschutzgesetz verbietet Repressalien und Vergeltungsmaßnahmen gegenüber Whistleblowern.

Das Hinweisgeberschutzgesetz legt zwei gleichwertige Meldekanäle für Whistleblower fest:

  • Ein interner Meldekanal im Unternehmen oder in der Organisation, wie z. B. ein elektronisches Hinweisgebersystem, und Ansprechpartner*innen aus der Compliance-Abteilung oder eine Ombudsperson.
  • Ein externer Meldekanal, angesiedelt beim Bundesdatenschutzbeauftragten. Bei Verstößen gegen Buchführungsregeln, Aktionärsrechte und ähnliches soll die Bundesanstalt für Finanzdienstleistungsaufsicht (BaFin) die externe Meldestelle werden.

EU-Richtlinie macht Whistleblowing-Systeme zur Pflicht.

Hinweisgeber haben ein Wahlrecht, d. h. Whistleblower können frei entscheiden, ob sie interne Meldungen oder Hinweise über die externe Meldestelle abgeben möchten.

Das Hinweisgeberschutzgesetz (§ 7 HinSchG) empfiehlt ausdrücklich, Anreize zu schaffen, damit Whistleblower vorzugsweise auf interne Meldesysteme zurückzugreifen und sich nicht an Behörden oder die Öffentlichkeit wenden!

Nur über ein sicheres und vertrauliches digitales Hinweisgebersystem für Whistleblower werden Missstände, Fehlverhalten und Verstöße gegen geltende Gesetze auch durch Mitarbeiter an den Arbeitgeber gemeldet. Wird ein Fall bereits intern verantwortungsvoll bearbeitet, können dem Unternehmen Nachteile wie Glaubwürdigkeitsverlust in Bezug auf die Öffentlichkeit erspart bleiben.

Die Anforderungen an ein Whistleblowing System gehen allerdings über die bloße Einrichtung einer Telefon-Hotline oder E-Mail-Adresse zur Meldung von Fehlverhalten und Verstößen über den Hinweisgeber hinaus. Stattdessen muss ein Workflow implementiert werden, der eine vertrauliche Kommunikation effizient und revisionssicher zum Schutz der Anonymität von Hinweisgeber, Mitarbeiter, Unternehmen und der belasteten Personen gewährleistet. Ein professionelles System zu haben, von dem der Unternehmer weiß, dass seine Mitarbeiter es ohne Probleme nutzen können, hat einen enormen Wert.

Schützen Sie Ihr Unternehmen und Ihre Mitarbeiter
mit der besten Lösung

Gemeinsam mit unserem Partner Whistleblowersoftware.com bieten wir eine datenschutzkonforme und benutzerfreundliche Komplettlösung, die auch alle datenschutzrechtlichen Belange vollumfänglich erfüllt.

Wir bieten Ihnen unsere Leistungen in folgenden zwei Varianten:

 

Single Software-Lösung

Inhalt: Einrichtung und Konfiguration des internen Meldesystems mit der Whistleblower-Software. Eines der führenden Hinweisgebersysteme in Europa.

Die beste Lösung für Ihr Unternehmen:

  • IT-basiert & ISO 27001 zertifiziertes Hosting in Deutschland (die empfohlene Variante)
  • In vielen Sprachen verfügbar (u.a. Deutsch, Englisch, Französisch und Spanisch)
  • Sehr transparent (an wen wird gemeldet und wie geht es danach weiter)
  • Ständige sicherheitstechnische Überprüfung und Weiterentwicklung
  • Ende-zu-Ende verschlüsselt

 

Software-Lösung und Betreuung Ihrer Mitarbeiter als Ombudsmann

Inhalt: Einrichtung und Konfiguration des internen Meldesystems mit der Whistleblower-Software Lösung.

Betreuung Ihrer Mitarbeiter als sog. Ombudsmann. Der externe Ombudsmann ist zunächst der erste Ansprechpartner des Whistleblowers. Möchte der Hinweisgeber keinen direkten Kontakt zum Unternehmen, so bleibt der Ombudsmann der einzige direkte Kontakt. Dazu sichert der Ombudsmann dem Hinweisgeber zu, dass dessen Anonymität gegenüber dem Unternehmen gewahrt bleibt.

Die Aufgaben als Ombudsmann:

  • Nimmt vertraulich Informationen mit Verdacht auf Verstöße/Unregelmäßigkeiten auf
  • Schützt die Identität der Hinweisgeber
  • Bewertet Streitigkeiten völlig unabhängig
  • Beachtet datenschutzrechtliche Vorgaben (DSGVO, BDSG)
  • Berichtet an den Compliance-Beauftragten des Unternehmens oder entsprechenden Ansprechpartner
  • Meldet an den Hinweisgeber zurück

 

 

Weitere Features der Whistleblower-Software Lösung:

 

Whistleblower-Transparenz

Die Meldung eines Problems am Arbeitsplatz kann für Mitarbeiter eine große Herausforderung sein. Deshalb wurde ein Weg entwickelt, der allen ein sicheres Gefühl für den Prozess gibt. Die Lösung begleitet bei jedem Schritt und stellt sicher, dass jeder Fall transparent behandelt wird.

DSGVO-konform und maximale IT-Sicherheit

Auf organisatorischer Ebene ist Whistleblower Software ISAE 3000-zertifiziert. Zum Einsatz kommen ISO 27001-zertifizierte Hosting-Lieferanten und die internen Prozesse und Produktfunktionen sind so aufgebaut, dass sie den Whistleblower-Gesetzen und GDPR entsprechen. Höchste Sicherheits- und Datenschutzstandards sind selbstverständlich. Das System wurde nach den Prinzipien von “Privacy By Design” aufgebaut.

Vertrauliches und anonymes Reporting unterstützt

Wählen Sie, ob der Whistleblower anonym, vertraulich oder beides melden können soll.

Unbegrenzte Fälle, Benutzer, Speicherplatz und mehr als 70 Sprachen

Wir von Whistleblower Software wollen Ihrem Unternehmen keine unnötigen Grenzen auferlegen. Wir sind großartig darin, skalierbare Systeme zu bauen, und davon sollen Sie profitieren. Um es Ihren Mitarbeitern leicht zu machen, unterstützt unser System auch viele Sprachkanäle.

 

Das alles kann Ihre Whistleblower-Software

 

Melde-Verfahren

  • Anonyme und vertrauliche Berichterstattung
  • Zwei-Wege-Kommunikation mit dem Whistleblower
  • Mehrsprachige Unterstützung
  • Berichten mittels Sprachunterstützung
  • Unterstützung beim Datei-Upload
  • Einfache Bedienung für Meldende – keine Schulung erforderlich
  • Der Meldende kann alle Personen sehen, die den Bericht erhalten
  • Ende-zu-Ende-verschlüsselte Kommunikation

Fallmanagement

  • Fallübersicht
  • Die Fälle werden automatisch an den Beauftragten delegiert
  • Erweiterte Berichte und Statistiken
  • Konfigurieren Sie Richtlinien und Informationen für den Whistleblower
  • Zugangskontrollen
  • Unbegrenzte Benutzer
  • Unbegrenzte Fälle
  • Unbegrenzte Abteilungen
  • Unbegrenzter Datei-Upload
  • Unterstützung mehrerer Reporting-Kanäle
  • Unterstützung für internes und externes Reporting
  • E-Mail- und SMS-Benachrichtigungen
  • Sichere Kommunikation durch den digitalen Briefkasten
  • Zwei-Faktor-Authentifizierung

Können wir Sie bei der Einrichtung eines Hinweisgebersystems unterstützen oder haben Sie weitere Fragen?

Kontaktieren Sie uns für ein kostenloses Beratungsgespräch oder fordern Sie ein unverbindliches Angebot an. Die Buchung einer kostenlosen Testphase der Whistleblower-Software ist ebenfalls über uns möglich.

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Einen individuellen Testlink zu der Whistleblower-Software finden Sie hier.


Datenschutzbeauftragter Lars Ebertz

Lars Ebertz

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lars@ebertz-datenschutz.de